O que é a Nota Fiscal Eletrônica – NF-e?

Podemos conceituar a Nota Fiscal Eletrônica como sendo um documento de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar, para fins fiscais, uma operação de circulação de mercadorias ou uma prestação de serviços, ocorrida entre as partes. Sua validade jurídica é garantida pela assinatura digital do remetente (garantia de autoria e de integridade) e da autorização de uso fornecida pelo Fisco, antes da ocorrência do fato gerador.

Quais são as vantagens da NF-e?

A nota fiscal eletrônica proporciona benefícios a todos os envolvidos em uma transação comercial.

  • Transmissão em tempo real ou on-line da NF-e;
  • Redução de custos de armazenagem de documentos fiscais.
  • Simplificação de obrigações acessórias.
  • Redução de erros de escrituração devido à eliminação de erros de digitação de notas fiscais;
  • Redução do consumo de papel, com impacto positivo em termos ecológicos;
  • Incentivo ao comércio eletrônico e ao uso de novas tecnologias;
  • Facilitação e simplificação da escrituração fiscal e contábil;
  • Redução de custos no processo de controle das notas fiscais capturadas pela fiscalização de mercadorias em trânsito;
  • Suporte aos projetos de escrituração eletrônica contábil e fiscal da Secretaria da Receita Federal e demais Secretarias de Fazendas Estaduais (Sistema Público de Escrituração Digital – SPED).

Quais são os requisitos necessários para a emissão da NF-e?

  • Possuir acesso à Internet.
  • Realizar o credenciamento como emissora de NF-e na Secretaria da Fazenda.
  • Possuir certificação digital (emitido por Autoridade Certificadora credenciada pela ICP-Brasil) contendo o n° do CNPJ da empresa.
  • Utilizar aplicação de emissão própria ou adquirida, que deverá estar configurada com os Web Services apropriados ou utilizar a versão de PRODUÇÃO do Software Emissor disponibilizado pelo fisco.

 

Acessar o Portal NF-e e NFC-e

Ao acessar o link tron.com.br/nfe, irá aparecer a tela para acesso o portal da NFe.

Preencha os seguintes dados para acessar:

Cliente: preencha com o seu código de cliente na Tron. Ex.: 00-01126. Unidade 00 (Goiânia), 01126 (código de cliente).

Login e Senha: o primeiro acesso, o código do cliente será admin. Caso queira poderá criar usuário (s) novo (s).

Obs: Clientes da unidade de Brasília, o Login e Senha serão diferentes.

Após efetuar o login, o usuário terá acesso a um ambiente parecido com a área de trabalho de um computador.

Usuários

Nessa opção é possível acessar os usuários já cadastrados ou criar um novo usuário. Ao clicar no ícone Usuários, será listado os usuários cadastrados, se houver.

Nessa tela temos as seguintes opções:

Novo: cadastrar um novo usuário.

Edição: editar o cadastro de um usuário.

Remover: excluir o cadastro de um usuário.

Após clicar em Novo, a tela abaixo será disponibilizada. – Todos os campos em vermelho são obrigatórios.

Habilitado: marque essa opção para que esse usuário fique habilitado.

Limitar horário de emissão de notas: marque essa opção para limitar o horário de emissão de notas para esse usuário.

Papeis:

  • Administrador
  • Gerente
  • NFe
  • NFCe

Para liberar todas as funções do sistema para o usuário marque todas as opções.

Após finalizar o cadastro do usuário clique em Salvar.

Obs.: O primeiro usuário a ser cadastrado deverá ter acesso a todas as funções, para que o mesmo possa até mesmo criar outros usuários dando-lhes as permissões necessárias.

Emitente

Nessa opção é possível acessar os emitentes já cadastrados ou criar um novo emitente. Clique no ícone Emitente e será listado os emitentes cadastrados, se houver.

Nessa tela temos as seguintes opções:

Novo: cadastrar um novo emitente.

Edição: editar o cadastro de um emitente.

Remover: excluir o cadastro de um emitente.

Exportar: exportar a lista dos emitentes cadastrados, em diversos formatos.

Após clicar em Novo. Realize o preenchimento de todos os dados nas abas Dados Básicos, Endereço e Dados do Certificado.

A aba Dados de emissão de NFC-e somente será preenchida quando tiver ativado o contrato de NFC-e.

Os campos em vermelho são obrigatórios.

Após finalizar o cadastro clique em Salvar.

Obs.: Após salvar o cadastro, o certificado que foi selecionado não será mais demostrado na aba Dados do Certificado, pois o mesmo fica gravado internamente no sistema, no servidor.

Cliente

Nessa opção é possível acessar os clientes já cadastrados ou criar um novo cliente. Clique no ícone Cliente e será listado os clientes cadastrados, se houver.

Nessa tela temos as seguintes opções:

Novo: cadastrar um novo cliente.

Edição: editar o cadastro de um cliente.

Remover: excluir o cadastro de um cliente.

Exportar: exportar a lista dos clientes cadastrados, em diversos formatos.

Filtro: poderá preencher com alguma informação para filtrar os clientes.

Após clicar em Novo. Realize o preenchimento de todos os dados nas abas Dados Básicos, Endereço e Emails.

Os campos em vermelho são obrigatórios.

Após finalizar o cadastro clique em Salvar.

Unidades de Medida

Nessa opção é possível acessar as unidades de medida já cadastradas ou criar uma nova unidade de medida. Clique no ícone Unidades de Medida e será listado as unidades de medida cadastradas, se houver.

Nessa tela temos as seguintes opções:

Novo: cadastrar uma nova unidade de medida.

Edição: editar o cadastro de uma unidade de medida.

Remover: excluir o cadastro de uma unidade de medida.

Após clicar em Novo. Realize o preenchimento.

Exemplo: LATA, KG, LTS, UN.

Após finalizar o cadastro clique em Salvar.

Produto

Nessa opção é possível acessar os produtos já cadastrados ou criar um novo produto. Clique no ícone Produto e será listado os produtos cadastrados, se houver.

Nessa tela temos as seguintes opções:

Novo: cadastrar um novo produto.

Edição: editar o cadastro de um produto.

Remover: excluir o cadastro de um produto.

Exportar: exportar a lista dos produtos cadastrados, em diversos formatos.

Filtro: poderá preencher com alguma informação para filtrar os produtos.

Após clicar em Novo.  Realize o preenchimento de todos os dados nas abas Dados Básicos e Impostos.

Os campos em vermelho são obrigatórios.

Existem alguns dados pouco conhecidos que são opcionais, que podem ser informados, abaixo o significado destes campos:

GTIN/EAN/Cód. Barras: código de barras do produto.

GTIN/EAN/CB Un. Trib.:  unidade de medida do produto.

NCM:  código no padrão do MERCOSUL (Nomenclatura Comum do MERCOSUL (NCM)). Esse código tem 8 dígitos (posições), e existe uma listagem padronizada pelo IBPT – Instituto Brasileiro de Planejamento Tributário do NCM.

CEST: (Código Especificador da Substituição Tributária). Foi criado para estabelecer uma sistemática de uniformização e identificação das mercadorias e bens que são passíveis de Substituição Tributária e antecipação de ICMS. Ele é usado em Notas Fiscais eletrônicas (NF-e) conforme o Convênio ICMS 92, de 20 de agosto de 2015.

(Adiada para 01/07/2017 a obrigatoriedade de uso do CEST conforme Convênio ICMS 90/2016.) (https://www.codigocest.com.br)

Gênero: masculino ou feminino.

EX TIPI: Exportação do tipo do IPI.

Na aba Impostos, são informados o (s) tipo (s) de tributação (ões) de imposto (s) do produto. Nesta tela clique no botão Inclua, para inclui os impostos.

Aparecerá outra tela onde o usuário pode selecionar o Tipo de Tributação desejada, de acordo com a CRT (Código de Regime Tributário) da empresa.

Após escolher o Tipo de Tributação, será solicitado a escolha da Origem do produto. Outros campos somente irão aparecer de acordo com o tipo de tributação escolhida.

Alíquota ICMS: preencha com a alíquota para o Estado de sua empresa.

Possui alíquota ICMS diferente em outro Estado? Após marcar essa opção aparecerá o campo para preenchimento da alíquota.

Se for necessário, marque as opções: Ipi compõe base ICMS? Ipi compõe base PIS/COFINS?.

Informado todos estes itens, clique em Salvar. Se não tiver outra tributação para o produto, clique em Salvar na tela de produto.

Transportadora

Nessa opção é possível acessar as transportadoras já cadastradas ou criar uma nova transportadora. Clique no ícone Transportadora e será listado as transportadoras cadastradas, se houver. – Para a NF-e o informe do transportador é opcional, porém se a empresa for transportar o produto intermunicipal é importante que seja informado.

Nessa tela temos as seguintes opções:

Novo: cadastrar uma nova transportadora.

Edição: editar o cadastro de uma transportadora.

Remover: excluir o cadastro de uma transportadora.

Exportar: exportar a lista das transportadoras cadastrados, em diversos formatos.

Filtro: poderá preencher com alguma informação para filtrar as transportadoras.

Após clicar em Novo. Realize o preenchimento de todos os dados nas abas Dados Básicos, Endereço, Placas e RNTCs.

Os campos em vermelho são obrigatórios.

RNTCs – refere-se ao número do Registro Nacional do Transportador de Cargas, que é exatamente o cadastro do transportador junto à ANTT.

Após finalizar o cadastro clique em Salvar.

Antes de emitir a NF-e e enviar para a serem autorizadas, o técnico que fizer o treinamento deve configurar o ambiente para Produção.

 Emitir NF-e

Para começar a emitir NF-e, primeiramente precisamos selecionar o emitente. Clique no ícone Selecionar Emitente. Após clique no emitente desejado e confirme.

Após clique no ícone Enviar NF-e.

Esse processo se repetirá toda vez que for o emitir NF-e de emitentes diferentes.

Nessa tela é possível visualizar todas as notas criadas.  – A data estará no dia atual.  – Para visualizar de outros dias basta alterar a Data Inicial e Data Final para a data desejada e será listada as notas. Também poderá efetuar uma filtragem das notas pelo Status.

Para emitir uma NF-e basta clicar na opção Nova NF-e.

A tela que se apresentará deve ser preenchida, os campos em vermelho são obrigatórios, embora todos os dados sejam necessários.

Dados da Nota Fiscal Eletrônica:

Dados do Emitente: será preenchido automaticamente de acordo com o cadastro de Emitente.

Dados da Nota Fiscal: alguns campos estarão preenchidos automaticamente, outros deverão ser preenchidos de acordo com cada tipo de nota.

Destinatário da Nota: ao selecionar o destinatário da NF-e, os demais campos serão preenchidos automaticamente de acordo com o cadastro de Cliente.

Itens da Nota: para incluir um item (produto) na nota, clique em Inclua, onde irá solicitar os Dados do produto e outros que virão preenchidos de acordo com o cadastro de produto, e outros que precisará ser incluso na nota.

Aba Tributos: nesta tela irá solicitar o preenchimento do ICMS e Tipo de Tributação, isso de acordo com que foi informado no cadastro de cada produto.

As outras abas serão preenchidas de acordo com empresa, tipo de nota a ser emitida e assim por diante. A aba Total de tributação, virá preenchida automaticamente, pois trata-se da Lei de Transparência Fiscal ou Lei De Olho no Imposto (Nº 12.741/2012).

Totais: é preenchida automaticamente de acordo com os valores colocados no (s) item (s) (produto (s)) na nota.

Impostos Federais: o preenchimento desses dados será dos valores dos impostos, caso seja necessário.

Transporte: poderá selecionar quem irá fazer o transporte da mercadoria (por conta do emitente, por conta do destinatário, por conta de terceiros e sem frete).

Após escolher quem irá fazer o transporte da mercadoria outros dados referentes ao transporte poderão ser preenchidos. Por exemplo: Transportadora, Placa, RNTC, isso de acordo com o cadastro de transportadora, também precisará preencher o Estado e o outros itens nesta parte do Transporte, caso forem necessários.

Cobrança: se houver a necessidade preencha os dados de fatura, conforme a própria tela indica.

Pagamentos: é utilizado principalmente quando está emitindo NFC-e; para a NF-e não se utiliza.

Duplicatas: e quantidade de duplicatas que foi realizada na venda da mercadoria.

Autorização de download: poderá incluir o CNPJ/CPF que fará o download do XML.

Informações Adicionais: Informações Complementares – poderá ser utilizado para informar todo tipo de informações que se faz necessário para o destinatário da nota.

Local de Embarque: utilizado quando se faz nota para exterior, onde se pode colocar: UF DO EMBARQUE; LOCAL DO EMBARQUE e LOCAL DO DESPACHO, pois sem essas informações a NF-e é rejeitada.

Cupom Fiscal vinculado à NF-e: quando a nota se refere a um cupom fiscal.

Após realizar o preenchimento de todos os campos necessários você terá duas opções: Salvar ou Salva/Enviar.

Salvar: somente salva a nota feita, podendo ser editada posteriormente para incluir dados ou excluir dados.

Salvar/Enviar: envia a NF-e diretamente para o site da SEFAZ; a NF-e é autorizada se não houver divergência nos dados informados. Caso os dados tiver alguma divergência, retornará com alguma rejeição, dessa forma deverá ajustar a NF-e, editando ela e novamente enviando para a SEFAZ para ser autorizada.

Após a nota ser autorizada, aparecerá na tela de Enviar NF-e. 

Nessa tela estarão disponíveis as seguintes operações:

Enviar NF-e:  ao clicar nesse ícone pode-se enviar a NF-e para a SEFAZ, que foi salva e não enviada.

Imprimir DANFE:  ao clicar nesse ícone pode-se fazer emissão do Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), que geralmente vai junto com a mercadoria para o destinatário.

Cancelar nota fiscal:  ao clicar nesse ícone pode-se fazer o cancelamento da NF-e, isso no prazo de até 24 horas após a emissão da NF-e. Em alguns estados esse prazo é de até 2 horas após a emissão da NF-e.

XML da NF-e:  ao clicar nesse ícone pode-se baixar o XML.

Enviar Nota por Email:  pode-se enviar o DANFE e o XML para o email do destinatário da NF-e, conforme em seu cadastro.

Duplicar registro:  a irá duplicar os dados da NF-e para uma nova NF-e. Essa opção está disponível para agilizar as emissões de notas para o mesmo destinatário, por exemplo.

Enviar em Contingência:  é possível enviar a NF-e em contingência. Obs.: pode-se enviar a NF-e em contingência somente se a SEFAZ estiver fora do ar ou se estiver com algum problema para autorização da NF-e.

Enviar Correção:  faz uma carta de correção referente a alguma informação incorreta na NF-e.

Obs.: na tela acima traz algumas orientações da SEFAZ para aceitação da carta de correção.

 Cartas de Correção

Após fazer a carta de correção e NF-e ficar com a mensagem: Vinculada a nota, quer dizer que a carta de correção foi aceita pela SEFAZ.

Poderá ser acessada pela opção Cartas de Correção.

Nessa tela estará disponível as cartas de correção autorizadas.

Na coluna Operações estarão disponíveis as seguintes opções:

 Baixar o XML da carta de correção.

 Impressão da Carta de Correção.

 Enviar arquivo por e-mail.

 Inutilização

Nessa opção pode-se realizar a inutilização do número da NF-e.

Exemplo: o cliente fez a nota 25 e a próxima que ele fez foi a 27, ficou faltando o número 26, neste caso, poderá emitir a nota 26 ou utilizar essa opção para inutilizar o número 26.

Nessa tela temos as seguintes opções:

Novo: cadastrar uma inutilização.

Edição: editar o cadastro de uma inutilização.

Remover: excluir o cadastro de uma inutilização.

Exportar: exportar a lista das inutilizações cadastrados, em diversos formatos.

Após clicar em Novo a tela abaixo será disponibilizada, preencha com os dados: Modelo, Série, Número Inicial, Número Final e a Justificativa da inutilização do número.

Após finalizar o cadastro da inutilização, clique em Salvar.

Gerador de XML

Nessa opção pode-se gerar um arquivo compactado com todos os XMLs das NF-es ou NFC-es.

Efetua o preenchido das opções abaixo para gerar o arquivo.

Modelo: selecione uma das opções NF-e ou NFC-e.

Documento (CNPJ/CPF): pode-se selecionar um cliente em específico.

Início da Sequência: pode-se preencher com o número da NF-e ou NFC-e inicial.

Final da Sequência: pode-se preencher com o número da NF-e ou NFC-e final.

Emitido a partir de: preencher a data de emissão da NF-e ou NFC-e inicial.

Emitido até: preencher com a data de emissão da NF-e ou NFC-e final.

Incluir notas autorizadas: marque essa opção caso queira que as NF-e ou NFC-e autorizadas sejam incluídas no arquivo.

Incluir notas contingenciadas: marque essa opção caso queira que as NF-e ou NFC-e emitidas em contingência sejam incluídas no arquivo.

Incluir notas canceladas: marque essa opção caso queira que as NF-e ou NFC-e canceladas sejam incluídas no arquivo.

Incluir notas inutilizadas: marque essa opção caso queira que as NF-e ou NFC-e inutilizadas sejam incluídas no arquivo.

Incluir notas denegadas: marque essa opção caso queira que as NF-e ou NFC-e denegadas sejam incluídas no arquivo.

Após o preenchimento com os dados desejados clique em Gerar:

O arquivo poderá ser baixado ou ser enviado por e-mail,

 Gerador de DANFE

Nessa opção pode-se gerar um arquivo compactado com todos os XMLs das NF-es ou NFC-es.

Poderá efetuar o preenchido das opções abaixo para gerar o arquivo.

Modelo: selecione uma das opções NF-e ou NFC-e.

Documento (CNPJ/CPF): pode-se selecionar um cliente em específico.

Início da Sequência: pode-se preencher com o número da NF-e ou NFC-e inicial.

Final da Sequência: pode-se preencher com o número da NF-e ou NFC-e final.

Emitido a partir de: preencher com a data de emissão da NF-e ou NFC-e inicial.

Emitido até: preencher com a data de emissão da NF-e ou NFC-e final.

Incluir notas autorizadas: marque essa opção caso queira que as NF-e ou NFC-e autorizadas sejam incluídas no arquivo.

Incluir notas contingenciadas: marque essa opção caso queira que as NF-e ou NFC-e emitidas em contingencia sejam incluídas no arquivo.

Incluir notas canceladas: marque essa opção caso queira que as NF-e ou NFC-e canceladas sejam incluídas no arquivo.

Incluir notas inutilizadas: marque essa opção caso queira que as NF-e ou NFC-e inutilizadas sejam incluídas no arquivo.

Incluir notas denegadas: marque essa opção caso queira que as NF-e ou NFC-e denegadas sejam incluídas no arquivo.

Após o preenchimento com os dados desejados clique em Gerar.

O arquivo poderá ser baixado ou ser enviado por e-mail;

 Relatórios

Nessa opção pode-se gerar um relatório de notas emitidas por período.

Poderá efetuar o preenchido das opções abaixo para gerar o arquivo.

Modelo: selecione uma das opções NF-e ou NFC-e.

Emitido a partir de: preencha com a data de emissão da NF-e ou NFC-e inicial.

Emitido até: preencha com a data de emissão da NF-e ou NFC-e final.

Cliente: selecione um cliente em específico.

Tipo do documento: selecione a opção Entrada ou Saída.

Incluir notas autorizadas: marque essa opção caso queira que as NF-e ou NFC-e autorizadas sejam incluídas no arquivo.

Incluir notas contingenciadas: marque essa opção caso queira que as NF-e ou NFC-e emitidas em contingencia sejam incluídas no arquivo.

Incluir notas canceladas: NF-e ou NFC-e canceladas sejam incluídas no arquivo.

Incluir notas inutilizadas: marque essa opção caso queira que as NF-e ou NFC-e inutilizadas sejam incluídas no arquivo.

Após o preenchimento com os dados desejados clique em Gerar Relatório Mensal.

O relatório será gerado em formato PDF e uma nova janela do navegador, que poderá salvar o arquivo ou imprimir.

Consideramos todas as funcionalidades do sistema da NF-e nesse tutorial, de modo que a utilização será diferente para cada tipo de emissão, mas os campos serão os mesmos.